A Agência Nacional de Águas (ANA) está autorizada a eliminar documentos produzidos em suas atividades finalísticas, como a gestão, regulação e monitoramento dos recursos hídricos.
A Agência Nacional de Águas (ANA) está autorizada a eliminar documentos produzidos em suas atividades finalísticas, como a gestão, regulação e monitoramento dos recursos hídricos. Esta autorização foi dada pelo Arquivo Nacional através da Portaria nº 7/2017, publicada no Diário Oficial da União da última segunda-feira, 16 de janeiro. Com isso, a Agência poderá eliminar documentos que não necessitam mais de arquivamento, melhorando a gestão documental da instituição.
Para que um órgão público possa eliminar documentos de suas atividades finalísticas, é preciso levar em consideração dois instrumentos usados para a gestão de documentos físicos e eletrônicos: o Código de Classificação, que classifica os documentos por assunto, e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, que indica quanto tempo cada tipo de documento deve ficar arquivado. Estes instrumentos de gestão de documentos da ANA foram aprovados pelo Arquivo Nacional por prazo indeterminado.
Tanto o Código de Classificação quanto a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da ANA tinham sido aprovados provisoriamente por meio da Portaria do Arquivo Nacional nº 295, de 29 de dezembro de 2014. Após dois anos de testes, a Agência elaborou um relatório sobre os resultados obtidos e os pontos a serem aperfeiçoados nos instrumentos, o que foi aprovado pelo Arquivo Nacional.
Os órgãos da Administração federal têm que seguir a Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) que estabeleceu o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade das Atividades-meio da Administração Pública. Para as atividades finalísticas, cabe a cada instituição elaborar seus próprios instrumentos de gestão de documentos para atividades finalísticas e submetê-los para aprovação do Arquivo Nacional. Sem estes instrumentos, os órgãos ficam impedidos de eliminar documentos finalísticos, o que resulta em custos de armazenamento, como a preservação dos materiais e a locação de espaços para arquivamento.
Texto: Raylton Alves – ASCOM/ANA
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